penerapan teknologi informasi pada organisasi bisnis

BAB II

PEMBAHASAN

2.1              Istilah E-Business/E-Bisnis

Istilah yang pertama kali diperkenalkan oleh Lou Gerstner, seorang CEO perusahaan IBM ini, sekarang merupakan bentuk kegiatan bisnis yang dilakukan dengan menggunakan teknologi informasi. E-business/e-bisnis memungkinkan suatu perusahaan untuk berhubungan dengan sistem pemrosesan data internal dan eksternal mereka secara lebih efisien dan fleksibel. E-business/e-bisnis juga banyak dipakai untuk berhubungan dengan suplier dan mitra bisnis perusahaan, serta memenuhi permintaan dan melayani kepuasan pelanggan secara lebih baik.

Dalam penggunaan sehari-hari, e-business/e-bisnis tidak hanya menyangkut e-dagang (perdagangan elektronik atau e-commerce) saja. Dalam hal ini, e-dagang lebih merupakan sub bagian dari e-bisnis, sementara e-bisnis meliputi segala macam fungsi dan kegiatan bisnis menggunakan data elektronik, termasuk pemasaran Internet (e-pemasaran). Sebagai bagian dari e-business/e-bisnis, e-dagang lebih berfokus pada kegiatan transaksi bisnis lewat www atau Internet. Dengan menggunakan sistem manajemen pengetahuan, e-dagang mempunyai goal untuk menambah revenu dari perusahaan.

Sementara itu, e-business/e-bisnis berkaitan secara menyeluruh dengan proses bisnis termasuk value chain: pembelian secara elektronik (electronic purchasing), manajemen rantai suplai (supply chain management), pemrosesan order elektronik, penanganan dan pelayanan kepada pelanggan, dan kerja sama dengan mitra bisnis. E-business/e-bisnis memberi kemungkinan untuk pertukaran data di antara satu perusahaan dengan perusahaan lain, baik lewat web, Internet, intranet, extranet atau kombinasi di antaranya.

2.2              Defenisi E-Business/E-Bisnis

1.      E-Business/E-Bisnis adalah pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (ICT) untuk mendukung aktivitas bisnis. Oleh karena itu, E-Bisnis memfokuskan ICT untuk memungkinkan aktivitas-aktivitas eksternal dan hubungan-hubungan bisnis dengan individu, kelompok atau bisnis lain.

2.      E-Business/E-Bisnis adalah praktek pelaksaan dan pengelolaan proses bisnis utama seperti perancangan produk, pengelolaan pasokan bahan baku, manufaktur, penjualan, pemenuhan pesanan, dan penyediaan servis melalui penggunaan teknologi informasi dan komunikasi, computer, dan data yang telah terkomputerisasi. (Steven Alter. Information System : Foundation of E-Business)

3.      E-Business/E-Bisnis adalah mengelola bisnis di internet yang terkait dengan pembelian, penjualan, pelayanan terhadap konsumen, dan kolaborasi antara rekan dan bisnis. (SearchCIO.com)

4.      E-Business/E-Bisnis adalah integrasi dari seluruh proses bisnis yang ada pada suatu organisasi yang dapat diotomasi, dengan menggunakan dukungan teknologi informasi.

5.      E-Business/E-Bisnis adalah penggunaan teknologi informasi dan internet untuk mendorong perubahan dalam proses bisnis utama organisasi.

6.      E-Business/E-Bisnis secara sederhana adalah penggunaan internet dengan berhubungan dengan konsumen, rekan bisnis, dan supplier. Penggunaan internet menyebabkan proses bisnis menjadi lebih efisien. Dalam penggunaan E-Business/E-Bisnis, perusahaan perlu untuk membuka data pada system informasi mereka agar perusahaan dapat berbagi informasi dengan konsumen, rekan bisnis, dan supplier dan dapat bertransaksi secara elektronik dengan mereka memanfaatkan internet (Executive Guide : Business to Customer)

Berdasarkan beberapa defenisi diatas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa E-Business/E-Bisnis adalah penggunaan system informasi, teknologi informasi, internet, dan kolaborasi dengan konsumen, rekan kerja, dan suppliers untuk mendukung proses bisnis utama.

Proses bisnis utama pada suatu organisasi biasanya terkait dengan fungsi-fungsi (primary functions dan support functions) yang terdapat pada model value chain yang dikembangkan oleh Porter. Perusahaan-perusahaan software besar yang mengembangkan aplikasi untuk enterprise yang sering disebut the big four (Microsot, Oracle, SAP, IBM) juga mengembangkan aplikasi e-business yang telah terintegrasi dalam sebuah produk. Aplikasi e-business ini, kadang disebut juga business solutions, telah terintegrasi berbagai macam-macam aplikasi pendukung bisnis misalnya CRM (Costumer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management), ERP (Enterprise Resource Planning), dll.

Berikut ini adalah nama-nama produk aplikasi e-business yang telah terintegrasi yang dikembangkan oleh the big four.

·         Microsoft Dynamics

·         Oracle Business Intelligence

·         SUP Business Suite

·         IBM Business Solutions

Beberapa aplikasi umum yang berhubungan dengan e-business/e-bisnis adalah:

·         E-mail dan Messaging

·         Content Management Systems

·         Dokumen, spreadsheet, database

·         Accounting dan sistem keuangan

·         Informasi pengiriman dan pemesanan

·         Pelaporan informasi dari klien dan enterprise

·         Sistem pembayaran domestik dan internasional

·          Newsgroup

·         On-line Shopping

·         Conferencing

·         Online Banking

2.3              Hubungan Teknologi Informasi Dengan E-Business/E-Bisnis

            Salah satu alasan penting kemunculan istilah e-business meskipun sebenarnya telah ada istilah system informasi, tapi bukan yang paling utama, adalah branding. Istilah baru tersebut akan lebih mempermudah para vendor menjual produk mereka, khususnya IBM, yang menjadi pelopor dalam memomulerkan istilah e-business.

            E-Business dan system informasi sebenarnya mempunyai makna yang saling beririsan. Hal inilah yang sering menimbulkan kerancuan dan kesalahan dalam penggunaan istilah-istilah tersebut. Berikut ini adalah gambar yang menyatakan ruang lingkup antara teknologi informasi, system informasi, dan bisnis.

 

Gambar 1. Hubungan Sistem Informasi dan e-business

E-Business dan system informasi mempunyai kesamaan makna yaitu sebagai aplikasi yang mendukung proses bisnis suatu organisasi. Tetapi e-business mempunyai batasan yang lebih spesifik karena e-business terkait dengan penggunaan jaringan computer (internet) dan biasanya menghubungkan ke konsumen, rekan kerja, dan suppliers.

2.4              Macam-Macam E-business/E-bisnis :

a.       Business to Business (B2B)

Business to Business (B2B) adalah transaksi yang dilakukan antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain dalam rantai pasokannya.

Dalam bisnis yang semakin kompetitif, perusahaan dituntut untuk lebih inovatif dan memiliki keungulan yang bisa ditawarkan kepada para pelanggan dan mitra bisnis. Salah satunya adalah konsep kerjasama business to business (B2B). Bentuk kerjasama ini dapat membantu upaya efisiensi biaya pengadaan barang dan yang paling penting adalah bisa memudahkan mitra bisnis.

Kepentingan pelanggan selalu menjadi nomor satu. Prinsip ini menjadi nyata dalam penyediaan layanan business to business (B2B). Layanan ini didukung penuh oleh teknologi informasi yang sangat memadai sehingga siap memberikan kemudahan dan kepuasan kepada pelanggan.

Manfaat dan Keunggulan Layanan B2B :

1.      Hemat waktu dan praktis. Menu dalam situs layanan B2B khusus hanya menyediakan kebutuhan produk pelanggan terkait, tanpa harus repot mencarinya dalam katalog produk atau daftar kategori produk umum yang lainnya.

2.      Efektif dan efisien Pelanggan. B2B tidak perlu melewati proses negosiasi harga yang panjang, karena sudah dilakukan pada awal kesepakatan kerjasama.

3.      Keuntungannya besar. Mengurangi biaya perusahaan untuk administrasi, surat menyurat transaksi, ataupun untuk riset harga pasar.

4.      Kerahasiaannya aman dan terjamin. Sistemnya menggunakan tingkat keamanan yang tinggi dengan protocol secure socket layer 256 bit untuk menjaga keamanan data pelanggan.

5.      Transaksi yang transparan. Layanan ini mendukung good corporate governance. Setiap transaksi mudah dipantau karena sistem selalu memberikan rekam jejak transaksi melalui e-mail notifikasi kepada buyer (bagian purchasing) atasan (pemberi approval), hingga user, ataupun yang berhak mendapatkan informasi tersebut di perusahaan sesuai dengan kesepakatan. Ini meningkatkan kontrol perusahan terhadap proses transaksi.

Untuk mendapatkan akses layanan B2B, perusahaan terkait dapat membuat kesepakatan kerjasama berdasarkan prinsip saling menguntungkan. Costumer bisa diminta untuk berkunjung ke tempat pelanggan dengan perjanjian sebelumnya dan prosesnya sangat mudah:

·         Presentasi dan demo sistem B2B dari staf

·         Proses agreement (kesepakatan) dan penandatanganan kontrak

·         Penerimaan account dan address khusus bagi pelanggan (baik buyer/purchasing, bagian approval, dan atau user, tergantung kesepakatan)

·         Training khusus untuk pelanggan B2B

b.      Business to Customer (B2C)

Pengertian Business to Costumer (B2C) :

·         Business to Customer adalah aktivitas layanan bisnis kepada konsumen terhadap produk atau layanan.

·         Business to Costumer adalah pihak penjual adalah suatu organisasi, dan pihak pembeli adalah perorangan.

Skema Business to Costumer (B2C) :

 

                                           pencarian

                                                                                                 pemesanan           

                                                                                                       pembayaran

                                          pengiriman

                                          setelah penjualan

Gambar 2.  Skema B2C

Penjelasan skema B2C :

• Pencarian (search) :

a.    Menggunakan suatu menu atau tombol-tombol yang disediakan dalam suatu  portal/halaman web.

b.   Menggunakan fasilitas search engine.

c.    Menggunakan link untuk menuju kehalaman web yang lain.

d.   Memilih suatu halaman web yang muncul dalam iklan ataupun yang direkomendasikan oleh teman.

e.    Menggunakan URL

• Pemesanan (order) :

a.    Membantu pelanggan untuk menemukan folder kategori atau search engine  (melalui situs).

b.   Menampilkan barang/jasa yang dijual.

c.    Tampilan dapat berupa gambar, deskripsi, gambar VR, suara, dll.

d.   Memilih barang/jasa yang ingin dibeli (electronic shopping basket)

• Pembayaran (payment) :

a.    Credit Card

b.   e-Cash

c.    Debit Card

d.   Offline payment

• Pengiriman (delivery) :

a.    Hal-hal yang perlu diperhatikan : biaya, keamanan, kondisi barang yang dikirim (barang pecah belah, barang yang sangat lain) - besar ukurannya, dan lain-lain.

b.   Metode pengiriman: lewat pos, pengiriman langsung ke rumah pelanggan, dan online.

c.    Distribusi fisik vs digital.

Perbedaan distribusi fisik dan digital :

Contoh Produk	Distribusi Fisik	Distribusi Digital
Perangkat lunak	Dikemas khusus	FTO, unduh langsung, e-mail
Majalah/surat khabar	Langganan rumah/toko	WWW, e-zine
Kartu ucapan	Toko	E-mail, link ke kartu
Gambar	CD-ROM, majalah	WWW, unduh
Film	VCD, DVD, VHS	MPEG, RealNetwork, QuickTime
Musik	CD, kaset	MP3, RealAudio

• Purna-jual (after-sales) :

Layanan purna-jual dapat diberikan secara on-line (misal: pembelian software).

Contoh Business to Costumer (B2C) :

1.      http://www.bidhere.com/
BidHere.com merupakan situs lelang online dunia. Situs ini melelang berbagai macam elektronik, perhiasan, arloji dan aksesoris-aksesoris. Tidak dikenakan biaya untuk mendaftar di situs lelang online ini. Ada batas waktu pelelangan untuk setiap barang yang akan dilelang.

Gambar 3. Situs BidHere.com

2.      http://www.ebay.com/
eBay Online Auction

eBay adalah ajang pasar online dunia.

Di E-Bay kita dapat melakukan transaksi online sebagai penjual atau pembeli.

Gambar 4. Situs ebay.com

3.      http://www.munyie.com/

Munyie.com merupakan salah satu website di Indonesia yang menjual beraneka macam produk kebutuhan dari A - Z. Munyie.com merupakan retail online dan juga merupakan one stop online shopping yang menyediakan segala macam kebutuhan pribadi hingga kebutuhan korporasi dengan sistem pembayaran yang aman, nyaman, dan terpercaya.

Gambar 5. Situs munyie.com

c.       Business to Employee (B2E)

Business to Employee (B2E) adalah e-commerce yang digunakan pada jaringan bisnis internal yang memungkinkan sebuah perusahaan menyediakan produk atau layanan pada pekerja-pekerjanya untuk memudahkan urusan karyawan dengan perusahaannya.

      Misalkan saja seorang karayawan ingin mengajukan cuti akibat suatu hal. Maka karyawan tersebut tidak perlu repot-repot mengantarkan surat permohonan cutinya. Karyawan tersebut cukup membuka situs resmi perusahaannya dan mengajukan permohonan cutinya tersebut.

            Contoh yang lain ialah seorang karyawan ingin mendapatkan tunjangan kesehatan dari perusahaannya akibat ia sedang dirawat di Rumah Sakit. Karyawan tersebut tidak perlu memaksakan dirinya untuk mengantar surat permohonan ke perusahaannya padahal dalam keadaan sakit atau tidak perlu meminta bantuan oranglain untuk menjadi prantaranya untuk mengantarkan surat permohonannya ke perusahaannya. Karyawan tersebut tinggal membuka situs resmi perusahaannya dan tinggal mengisi formulir secara online.

      Contoh-contoh yang lain adalah sebagai berikut.

·      Manajemen kebijakan asuransi online

·      Permintaan pasokan online

·      Penawaran khusus pekerja

·      Manajemen SDM online

d.      Business to Government (B2G)

Business to Government (B2G) adalah suatu derivatif dari Business to Business (B2B) dan sering ditunjuk sebagai defenisi pasar dari “pemasaran sector publik” yang meliputi produk dan layanan pemasaran kepada para agen pemerintah melalui teknik komunikasi pemasaran yang terintegrasi seperti hubungan masyarakat strategis, branding, marcom, periklanan, dan komunikasi berbasis web.

Kegagalan Business to Government (B2G) atau yang sering disebut e-government di sejumlah Negara disebabkan oleh beberapa faktor, yaitu : ketidaksiapan sumber daya manusia, sarana dan prasarana teknologi informasi, serta kurangnya perhatian dari pihak-pihak yang terlibat langsung.

Business to Government (B2G) adalah penggunaan teknologi informasi dan telekomunikasi untuk administrasi pemerintahan yang efisien dan efektif, serta memberikan pelayanan yang transparan dan memuaskan kepada masyarakat. Semua organisasi pemerintahan akan terpengaruh oleh perkembangan e-government ini. E-government dapat digolongkan dalam 4 tingkatan, yaitu :

1.                                                      Pemerintah mempublikasikan informasi melalui website.

2.                                                      Interaksi antar masyarakat dan kantor pemerintahan melalui e-mail.

3.      Masyarakat pengguna dapat melakukan transaksi  dengan seluruh kantor pemerintahan secara timbale balik.

4.      Integrasi di seluruh kantor pemerintahan dimana masyarakat dapat melakukan  transaksi dengan seluruh pemerintah yang telah mempunyai pemakaian database bersama.

Tujuan e-government :

1. Pembentukan jaringan informasi dean transaksi pelayanan public yang berkualitas, cepat, dan terjangkau masyarakat luas.
2. Pembentukan hubungan interaktif dengan dunia usaha untuk menghadapi perubahan dan persaingan perdagangan internasional.
3. Pembentukan mekanisme dan saluran komunikasi dengan lembaga-lembaga Negara serta penyediaan fasilitas dialog public.
4. Pembentukan system manajemen dan proses kerja yang transparan dan efisien.

Business to Government (B2G) adalah upaya untuk mengembangkan penyelenggaraan kepemerintahan yang berbasis (menggunakan) elektronik dalam rangka meningkatkan kualitas layanan public secara efektif dan efisien.

E-government (world bank) adalah penggunaan teknologi informasi oleh kantor-kantor pemerintahan untuk pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat, dunia usaha dan untuk memfasilitasi kerjasama antar intitusi pemerintah.

Pengembangan e-government di suatu lembaga pemerintah dilandasi oleh tiga infrastruktur utama, meliputi :

1. Suprastructure government yang bermuatan leadership, sumber daya manusia, dan peraturan. Infrastruktur jaringan memuat protocol komunikasi, topologi, teknologi, dan keamanan.
2. Infrastruktur aplikasi yang memuat aplikasi layanan public, aplikasi antar muka (interface), dan aplikasi back office.
3. Infrastruktur informasi yang memuat struktur data, format data, data sharing, dan system pengamanannya.

Kerangka Arsitektur B2G :

1. Akses jaringan
2. Portal pelayanan public
3. Organisasi pengelolaan dan pengolahan informasi.
4. Infrastruktur dan aplikasi dasar

Srategi pengembangan B2G :

1.      Mengembangkan system pelayanan yang andal dan terpercaya, serta terjangkau oleh masyarakat luas.

2.      Menata system manajemen dan proses kerja pemerintah dan pemerintah daerah otonom secara holistic.

3.      Memanfaatkan teknologi informasi secara optimal.

4.      Meningkatkan peran  serta dunia usaha dan mengembangkan industry telekomunikasi dan teknologi informasi.

5.      Mengembangkan kapasitas SDM baik pada pemerintah maupun pemerintah daerah otonom, disertai dengan meningkatkan eliterasi masyarakat.

6.      Melaksanakan pengembangan secara sistematik melalui tahapan-tahapan yang realistic dan terukur.

Pada intinya B2G adalah penggunaan teknologi informasi yang dapat meningkatkan hubungan pemerintah dan pihak-pihak lain. Penggunaan teknologi informasi inikemudian menghasilkan hubungan bentuk baru seperti : Government to Citizen (G2C), Government to Business Enterprise (G2B), dan Government to Government (G2G).

B2G ini dapat diimplementasikan dalam berbagai cara. Contoh-contohnya antara lain:

1.      Penyediaan sumber informasi, khususnya informasi yang sering dicari oleh masyarakat. Informasi ini dapat diperoleh langsung dari tempat kantor pemerintahan, dari kios info, ataupun internet (yang dapat diakses oleh masyarakat dimana pun dia berada). Informasi ini dapat berupa informasi potensi daerah sehingga calon investor dapat mengetahui potensi tersebut.

2.      Penyediaan mekanisme akses melalui kios informasi yang tersedia di kantor pemerintahan dan juga di tempat umum. Usaha penyediaan akses ini dilakukan untuk menjamin kesetaraan kesempatan untuk mendapatkan informasi.

3.      E-procurement dimana pemerintah dapat melakukan tender secara on-line dan transparan.

E-government ini membawa banyak manfaat, antara lain :

·         Pelayanan servis yang lebih baik kepada masyarakat. Informasi dapat disediakan 24 jam sehari, 7 hari seminggu, tanpa harus dibukanya kantor. Informasi dapat dicari di kantor, rumah, tanpa harus secara fisik dating ke kantor pemerintahan.

·         Peningkatan hubungan anatara pemerintah, pelaku bisnis, dan masyarakat umum. Adanya keterbukaan (transparansi) maka diharapkan hubungan antara berbagai pihak menjadi lebih baik. Keterbukaan ini menghilangkan saling curiga dan kekesalan dari kesemua pihak.

·         Pemberdayaan masyarakat melalui informasi yang mudah diperoleh. Dengan adanya informasi yang mencukupi, masyarakat akan belajar untuk menentukan pilihannya. Sebagai contoh, data-data tentang sekolahan (jumlah kelas, daya tamping murid, passing grade, dsb) dapat ditampilkan secara online dan digunakan oleh orangtua untuk memilihkan sekolah yang pas untuk anaknya.

·         Pelaksanaan pemerintahan yang lebih efisien. Sebagai contoh, koordinasi pemerintahan dapat dilakukan melalui e-mail atau bahakn video conferencing. Bagi Indonesia yang luas areanya sangat besar, hal ini sangat membantu. Tanya jawab, koordinasi, diskusi antara pimpinan daerah dapat dilakukan tanpa kesemuanya harus berada pada lokasi fisik yang sama. Tidak lagi semua harus terbang ke Jakarta untuk pertemuan yang hanya berlangsung satu atau dua jam misalnya.

Di bawah ini adalah contoh dari Business to Gevernment (B2G) :

Gambar 6. Website yang menggunakan konsep Bussiness to Gonverment (B2G) yaitu perusahaan yang bekerja sama  dengan pemerintah.

Gambar 7. Konsep dari Business to Government (B2G) yaitu Jatimonline.org yang bergerak  dibidang entertainment

e.       Government to Business (G2B)

Government to Business (G2B) adalah interaksi non-komersial antara pemerintah pusat maupun local dengan sector bisnis komersial.

Contoh :

http://www.dti.gov.uk/

adalah sebuah wevsite pemerintah dimana kalangan bisnis dapat memperoleh informasi dan saran e-bisnis terbaik.

Gambar 8. Situs bis.gov.uk

f.       Government to Government (G2G)

Government to Government (G2G) adalah interaksi online non-komersial antara organisasi, departemen, dan otoritas pemerintah dengan organisasi, departemen, dan otoritas pemerintah yang lain.

Ada 2 tipe Government to Government (G2G) all.

1.      Internal facing

Menggabungkan departemen, agen, organisasi, dan otoritas satu pemerintah.

Contoh : www.gateway.gov.uk

2.      Eksternal facing

Menggabungkan departemen, agen, organisasi, dan otoritas lebih dari satu pemerintah.

Contoh : schengen information system

Gambar 9. Situs www.gateway.gov.uk

g.      Government to Citizen (G2C)

            Government to Citizen (G2C) adalah interaksi online  non-komersial antara pemerintah local maupun pusat dengan perorangan.

Contoh :

Gambar 10. Salah satu situs yang menggunakan konsep Government to Citizen

h.      Costumer to Costumer (C2C)

      Costumer to Costumer (C2C) adalah e-commerce yang meliputi transaksi yang terfasilitasi secara elektronik antara konsumen melalui pihak ketiga.

Contoh : Pelelangan online

Gambar 11. Situs yang menggunakan konsep C2C

i.        Costumer to Business (C2B)

            Costumer to Business (C2B) adalah e-commerce yang dimana konsumen (perorangan) menawarkan produk dan layanan kepada perusahaan dan perusahaan membayarnya.

Contoh :

Kelompok industry rumah tangga yang menawarkan produk dan layanan kepada perusahaan yang membutuhkan.